Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der Website gastrocalculator.com, der GastroCalculator-Web-App, der GastroCalculator-iOS-App sowie des MCP-Servers mcp.gastrocalculator.com (gemeinsam „Dienst“) verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

Unser Angebot richtet sich an Unternehmen. Auch Daten von Ansprechpersonen, Inhabern und Mitarbeitenden unserer Geschäftskunden sind personenbezogene Daten und werden nach dieser Erklärung verarbeitet.

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt. Für alle Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter office@gastrocalculator.com.

2. Überblick: Welche Daten wir verarbeiten

Hochgeladene Rechnungen können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Namen von Ansprechpersonen bei Lieferanten). Für diese Inhalte sind Sie als Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 14 und unsere Seite Auftragsverarbeitung).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben Sie ein Widerspruchsrecht (Abschnitt 17). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4. Website und Server-Logs

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent, Statuscode) durch unseren Hosting-Anbieter Vercel verarbeitet, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Server-Logs werden für höchstens 30 Tage gespeichert, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

5. Registrierung, Nutzung der App und Rechnungs-Scan

Für die Nutzung der Web-App und der iOS-App ist ein Benutzerkonto erforderlich. Wir verarbeiten Ihre Kontodaten sowie alle Inhalte, die Sie in der App anlegen (Rezepte, Produkte, Preise, Kalkulationen).

Rechnungs-Scan (OCR): Wenn Sie eine Rechnung fotografieren oder hochladen, wird das Dokument in unserem Speicher (Supabase) abgelegt und zur Texterkennung an Google Cloud Vision übermittelt. Google verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und verwendet sie nicht zum Training eigener Modelle. Die erkannten Daten (z. B. Artikel, Mengen, Preise) werden Ihnen zur Prüfung angezeigt und erst nach Ihrer Bestätigung übernommen.

Die Bereitstellung dieser Daten ist für den Vertrag erforderlich; ohne sie kann der Dienst nicht genutzt werden.

6. Testphase, Abo und Zahlungen (Stripe)

Die 14-tägige Testphase erfordert die Hinterlegung eines Zahlungsmittels. Abo-Zahlungen, Scan-Paket-Käufe und die Verwaltung des Abos (Kundenportal) wickeln wir über Stripe ab. Dabei werden Name, E-Mail, Rechnungsadresse, UID-Nummer, Zahlungsmittelangaben, Betrag und Transaktionsdaten an Stripe übermittelt. Vollständige Kartendaten erhalten wir nicht.

• Anbieter: Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, sowie verbundene Unternehmen, u. a. Stripe, Inc., USA
• Stripe ist für die eigentliche Zahlungsabwicklung sowie für Zwecke der Betrugsprävention und Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (z. B. Geldwäscheprävention) teilweise eigenständig Verantwortlicher. Datenschutzhinweise: https://stripe.com/at/privacy
• Drittlandübermittlung: siehe Abschnitt 11

7. iOS-App und externe Käufe (Apple)

Die iOS-App wird über den Apple App Store vertrieben. Für den Download und die App-Store-Nutzung gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple. In unterstützten EU-Storefronts können Sie Abos bzw. Scan-Pakete außerhalb des App Stores über unsere Website (Stripe) erwerben. Dabei zeigt die App einen von Apple vorgeschriebenen Hinweis an. Im Rahmen der Apple-Vorgaben für externe Käufe melden wir Apple bestimmte Transaktionsinformationen (z. B. Zeitpunkt, Betrag, Währung, Storefront, eine von Apple vergebene Kennung).

• Anbieter: Apple Distribution International Ltd., Irland (eigenständiger Verantwortlicher)
• Datenschutzhinweise: https://www.apple.com/legal/privacy/

8. Claude-Anbindung über den MCP-Server

Mit dem Remote-MCP-Server https://mcp.gastrocalculator.com können Sie Ihr eigenes Konto bei Claude (Anthropic) mit GastroCalculator verbinden. Die Verbindung wird ausschließlich auf Ihre Initiative über ein OAuth-Anmeldeverfahren hergestellt, bei dem Sie den Zugriff ausdrücklich freigeben.

• Wenn Sie in Claude eine Anfrage stellen, die GastroCalculator betrifft, ruft Claude über den MCP-Server Daten aus Ihrem Konto ab oder schreibt Daten zurück (z. B. Rezepte, Produkte, Preise). Diese Daten werden dann an Anthropic übermittelt.
• Diese Übermittlung erfolgt auf Ihre Veranlassung und im Rahmen Ihres eigenen Vertrags mit Anthropic. Für die Verarbeitung bei Anthropic ist Anthropic bzw. – je nach Vertragsverhältnis – Sie selbst verantwortlich; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Anthropic (https://www.anthropic.com/legal/privacy). Wir sind nicht Auftraggeber von Anthropic und haben keinen Einfluss auf diese Verarbeitung.
• Rechtsgrundlage für unseren Teil (Bereitstellung der Schnittstelle, Ausführen Ihrer Anfragen): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Wir speichern zur Absicherung der Schnittstelle OAuth-Token, Zeitpunkt und Art der Zugriffe (Protokoll) für 30 Tage.
• Über den MCP-Server gesperrt sind: Abrechnung/Abo-Änderungen, Käufe von Scan-Paketen und die Löschung des Kontos.
• Sie können die Verbindung jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen bei GastroCalculator oder in Claude widerrufen.

9. Support, Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail (office@ / support@gastrocalculator.com), Telefon oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, ggf. Firma, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage, ggf. Screenshots) zur Bearbeitung der Anfrage. E-Mails werden bei unserem E-Mail-Anbieter Google (Gmail / Google Workspace; Google Ireland Ltd.) gespeichert. Transaktionale E-Mails (z. B. Bestätigung der Registrierung, Passwort-Zurücksetzen) versenden wir über Supabase Auth bzw. Google Workspace.

Anfragen speichern wir bis zur abschließenden Erledigung und danach für bis zu 2 Jahre zur Nachvollziehbarkeit, sofern keine längeren gesetzlichen Pflichten bestehen.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Finanzbehörden oder Gerichte).

11. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder greifen von dort auf Daten zu. Die EU-Kommission hat für die USA am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework, „DPF“) erlassen. Übermittlungen an Unternehmen, die unter dem DPF zertifiziert sind, erfolgen auf Grundlage von Art. 45 DSGVO. Das Gericht der Europäischen Union hat den Beschluss am 3. September 2025 bestätigt (Rs. T-553/23, Latombe); gegen dieses Urteil ist ein Rechtsmittel beim Gerichtshof der EU anhängig.

Ergänzend bzw. bei nicht zertifizierten Empfängern stützen wir Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie können Sie unter office@gastrocalculator.com anfordern. Ob ein Anbieter zertifiziert ist, können Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov/list prüfen.

12. Cookies, Einwilligungsverwaltung und Tracking

Details zu allen eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien finden Sie in unserer Cookie-Übersicht.

Einwilligungsverwaltung: Beim ersten Besuch der Website fragt ein Banner Ihre Einwilligung für nicht notwendige Technologien ab. Ohne Ihre Einwilligung werden nur technisch notwendige Cookies/Speichereinträge gesetzt (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Ihre Auswahl speichern wir in Ihrem Browser sowie als Nachweis (Zeitpunkt, Version des Banners, Auswahl, gekürzte bzw. pseudonyme Kennung) für 12 Monate. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen. Das Einwilligungsbanner ist eine Eigenentwicklung; es werden keine Drittanbieter-Consent-Tools eingesetzt.

12.1 Vercel Web Analytics und Speed Insights (cookielos)

Zur statistischen Auswertung und Messung der Ladegeschwindigkeit nutzen wir Vercel Web Analytics und Vercel Speed Insights. Nach Angaben von Vercel werden dabei keine Cookies gesetzt und keine Daten im Endgerät gespeichert; Besucher werden über einen täglich wechselnden Hash aus Anfragedaten unterschieden, ohne dass die IP-Adresse gespeichert wird. Erfasst werden u. a. aufgerufene Seite, Referrer, Land, Gerätetyp, Browser und Performance-Messwerte (Web Vitals). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können widersprechen (Abschnitt 17).

12.2 Meta Pixel (nur mit Einwilligung)

Auf unserer Website setzen wir – nur nach Ihrer Einwilligung in der Kategorie „Marketing“ – den Meta Pixel (Pixel-ID 1087002370329492) der Meta Platforms Ireland Ltd. ein. Das Pixel-Skript wird erst nach erteilter Einwilligung geladen. Er dient dazu, den Erfolg unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram zu messen, Besucher unserer Website später wieder mit Werbung anzusprechen (Retargeting) und Zielgruppen zu bilden. Dabei werden Cookies gesetzt und u. a. IP-Adresse, Browserinformationen, besuchte Seiten, Ereignisse (z. B. Registrierung, Download) sowie – falls Sie bei Meta angemeldet sind – eine Zuordnung zu Ihrem Meta-Konto verarbeitet.

• Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO; vgl. EuGH C-40/17 „Fashion ID“). Die Vereinbarung ist abrufbar unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 165 Abs. 3 TKG 2021.
• Drittlandübermittlung an Meta Platforms, Inc., USA: DPF (Art. 45 DSGVO).
• Datenschutzhinweise von Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy
• „Erweiterter Abgleich“ (Advanced Matching) und die Conversions API werden nicht genutzt.

12.3 Sitzungsaufzeichnung (rrweb, nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung in der Kategorie „Statistik“ zeichnen wir auf der öffentlichen Website (nicht in der Web-App) Interaktionen wie Mausbewegungen, Klicks, Scrollen und Seitenaufbau mit der Open-Source-Bibliothek rrweb auf, um Bedienprobleme zu erkennen und die Website zu verbessern.

• Alle Eingaben in Formularfelder werden bereits im Browser maskiert und nicht übertragen.
• Die Web-App (eingeloggter Bereich) ist von der Aufzeichnung ausgeschlossen.
• Die Sitzungskennung wird als Cookie „gc_session_consent“ für 12 Monate gespeichert.
• Die Aufzeichnungen werden in unserer Supabase-Datenbank gespeichert und nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 165 Abs. 3 TKG 2021.

12.4 Instagram

Wir betreiben ein Instagram-Profil (instagram.com/gastrocalculator.app). Auf unserer Website sind Links zu Instagram einfache Verlinkungen; Daten werden erst übertragen, wenn Sie den Link anklicken. Für die Verarbeitung auf Instagram sind wir mit Meta für die Statistikfunktion „Insights“ gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO; Page Insights Controller Addendum). Rechtsgrundlage für den Betrieb des Profils: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kommunikation mit Kunden und Interessenten). Betroffenenrechte können Sie am wirksamsten direkt gegenüber Meta geltend machen.

Freiwillige Nutzungsstatistik in der iOS-App (Google Analytics für Firebase)

In entsprechend ausgestatteten iOS-Versionen verwenden wir Google Analytics für Firebase nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Zweck ist die Auswertung von App-Starts, Sitzungen, Bildschirmaufrufen und technischen Nutzungsdaten, um GastroCalculator zu verbessern. Dabei können eine pseudonyme App-Instanzkennung, Zeitpunkte der Nutzung sowie Angaben zu Gerät, Betriebssystem, Sprache und App-Version verarbeitet werden. Diese Daten sind nicht anonym.

Die native Statistik ist zunächst deaktiviert. Sie können zustimmen oder ablehnen und Ihre Auswahl jederzeit in den iOS-Einstellungen unter „Apps → GastroCalculator“ ändern. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf beendet die weitere native Statistikerfassung; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Für diese native Analyse verwenden wir die SDK-Variante ohne Werbe-ID-Unterstützung und deaktivieren Werbepersonalisierung. Wir übergeben dafür keine Namen, E-Mail-Adressen, Rechnungsinhalte oder GastroCalculator-Konto-IDs an Firebase. Anbieter ist Google Ireland Limited; eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA kann stattfinden. Die Hinweise zu Google und zu Drittlandübermittlungen in dieser Erklärung gelten entsprechend. Weitere Informationen: Datenschutz bei Firebase und Datenverarbeitung durch Google Analytics für Firebase.

13. Newsletter und kostenlose Excel-Vorlage

Sie können eine kostenlose Excel-Kalkulationsvorlage anfordern, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse eintragen. Dabei verwenden wir das Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst nach der Bestätigung senden wir die Vorlage und – sofern Sie dem bei der Anmeldung zugestimmt haben – unseren Newsletter mit Tipps zur Gastro-Kalkulation und Informationen zu GastroCalculator.

• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, ggf. Vorname und Betriebsart, Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung, IP-Adresse zum Zeitpunkt der Anmeldung/Bestätigung (Nachweis)
• Eine Öffnungs- und Klickmessung findet nicht statt.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 174 TKG 2021
• Dienstleister: Google Workspace (Google Ireland Ltd.), bis zur Einführung eines dedizierten Newsletter-Tools
• Widerruf: über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an office@gastrocalculator.com. Nach Abmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse bis zu 3 Jahre in einer Sperrliste, um eine erneute Zusendung zu verhindern und die frühere Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

14. GastroCalculator als Auftragsverarbeiter für Kundendaten

Soweit Sie in der App personenbezogene Daten Dritter speichern (z. B. Ansprechpartner von Lieferanten auf Rechnungen, Mitarbeitende), verarbeiten wir diese als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen. Geschäftskunden können dazu einen Auftragsverarbeitungsvertrag anfordern – siehe Auftragsverarbeitung (AVV).

15. Speicherdauer

16. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, u. a. TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung, Verschlüsselung gespeicherter Daten beim Anbieter, Zugriffsbeschränkung auf Datenbankebene (Row Level Security), Passwort-Hashing, Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge sowie regelmäßige Backups.

17. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – in der App steht Ihnen zusätzlich eine Exportfunktion (CSV/JSON) zur Verfügung
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; gegen Direktwerbung jederzeit ohne Begründung
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an office@gastrocalculator.com. Wir können zur Identitätsprüfung zusätzliche Angaben verlangen.

Beschwerderecht: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die:

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst, eingesetzte Anbieter oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Kunden per E-Mail oder in der App.

Stand: Oktober 2026

Geschäftssitz: Wien, Österreich. Die vollständige Geschäftsanschrift wird ergänzt.