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Wareneinsatz · 7 Min. Lesezeit

Inventur in der Gastronomie: So zählst du richtig und findest deinen echten Wareneinsatz

Ich gebe es zu: Inventur ist nicht der Teil der Gastro, für den man aufsteht. Aber sie ist der einzige Moment im Monat, in dem du schwarz auf weiß siehst, ob deine Kalkulation stimmt. Ohne Inventur weißt du nur, was du eingekauft hast – nicht, was du verbraucht hast. In diesem Artikel zeige ich dir, wie wir das in unserem Lokal in Wien machen und wie du aus den Zahlen etwas lernst.

Was ist eine Inventur in der Gastronomie?

Eine Inventur ist das Zählen, Messen oder Wiegen aller Vorräte zu einem bestimmten Stichtag. Jede Position wird mit Menge und Netto-Einkaufspreis erfasst. Das Ergebnis ist dein Warenbestand in Euro.

Die Inventurliste ist das Dokument dafür: eine Tabelle mit Artikel, Lagerort, Einheit, gezählter Menge, Einkaufspreis und Wert.

Warum ist die Inventur so wichtig?

Es gibt zwei Gründe, und der zweite ist der wichtigere:

1. Pflicht: Wenn du bilanzierst, musst du zum Ende des Geschäftsjahres eine Inventur machen. Was genau für dich gilt (Bilanzierung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung), klärst du mit deiner Steuerberatung.
2. Steuerung: Ohne Inventur kennst du deinen echten Wareneinsatz nicht. Du kannst nicht sagen, ob deine Wareneinsatzquote bei 25 % oder 32 % liegt – und genau dieser Unterschied entscheidet über deinen Gewinn.

Wie oft solltest du Inventur machen?

Meine Empfehlung: monatlich voll, wöchentlich die Top-10-Artikel nach Wert. Das dauert anfangs länger, nach drei, vier Runden geht es deutlich schneller.

Wie machst du eine Inventur Schritt für Schritt?

1. Stichtag und Uhrzeit festlegen

Am besten am Monatsletzten nach Betriebsschluss oder vor Öffnung am Ersten. Wichtig: Zwischen Zählung und Stichtag darf keine Ware rein oder raus, sonst stimmt die Rechnung nicht.

2. Inventurliste nach Lagerorten sortieren

Sortiere die Liste so, wie du durch den Betrieb gehst: Kühlhaus, Tiefkühler, Trockenlager, Küche, Bar, Keller. Dann zählst du in einer Runde und vergisst nichts.

3. Zu zweit zählen

Eine Person zählt, eine schreibt. Das ist schneller und weniger fehleranfällig. Zähl in der Einheit, in der du einkaufst (kg, l, Stück, Flasche).

4. Angebrochenes erfassen

Angebrochene Flaschen schätzt du in Zehnteln oder wiegst sie. Vorbereitete Komponenten (Fonds, Saucen, Teige) bewertest du mit ihren Rezeptkosten – wie du die ermittelst, steht in der Rezeptkalkulation.

5. Bewerten

Jede Menge × aktueller Netto-Einkaufspreis. Nimm den letzten Preis laut Lieferantenrechnung und bleib jeden Monat bei derselben Methode.

6. Wareneinsatz berechnen und vergleichen

Jetzt kommt der Teil, für den du das alles machst.

Beispiel: Ausschnitt aus einer Inventurliste

Die Preise sind Beispielpreise. Eine vollständige Liste hat in einem typischen Restaurant schnell 150 bis 400 Positionen.

Wie berechnest du den Wareneinsatz aus der Inventur?

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Wareneinkauf − Endbestand
Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Netto-Umsatz × 100

Alle Werte netto, also ohne Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer.

Rechenbeispiel für einen Monat

Hättest du einfach den Einkauf durch den Umsatz geteilt, kämst du auf 24,60 %. Der Unterschied: Du hast in diesem Monat 500 € mehr verbraucht als eingekauft, weil der Bestand gesunken ist. In einem anderen Monat kann es genau umgekehrt sein. Deshalb ist die Inventur unverzichtbar, wenn du die Quote ehrlich sehen willst. Schnell nachrechnen kannst du mit dem kostenlosen Wareneinsatz-Rechner.

Wie vergleichst du Ist und Soll?

Der Ist-Wareneinsatz aus der Inventur ist erst die halbe Wahrheit. Spannend wird es, wenn du ihn mit dem Soll vergleichst – also mit dem Wareneinsatz, der laut Rezeptkalkulation bei deinen verkauften Gerichten hätte anfallen müssen.

Soll-Wareneinsatz = Summe (verkaufte Menge × kalkulierter Wareneinsatz je Gericht)
Differenz = Ist-Wareneinsatz − Soll-Wareneinsatz

Liegt der Ist deutlich über dem Soll, verlierst du irgendwo Ware: Verderb, zu große Portionen, Personalessen, ungebuchte Einladungen, Schwund an der Bar. Ein paar Prozent Abweichung sind normal, große Lücken solltest du Position für Position suchen. Ideen, wie du die Lücke schließt, findest du im Artikel Wareneinsatz senken.

Typische Fehler bei der Inventur

• Bruttopreise verwenden: Die Umsatzsteuer gehört nicht in die Bewertung.
• Lieferung am Stichtag vergessen: Ware, die schon im Lager ist, deren Rechnung aber noch fehlt (oder umgekehrt), verfälscht das Ergebnis.
• Vorbereitete Komponenten ignorieren: Ein voller Topf Fond ist Geld.
• Jedes Mal anders bewerten: Dann sind Monate nicht vergleichbar.
• Ergebnis abheften und nichts tun: Die Inventur ist nur so viel wert wie die Entscheidungen, die du daraus ableitest.

Häufige Fragen