Kennzahlen · 7 Min. Lesezeit
Personalkosten in der Gastronomie: Quote, Kosten pro Portion und Prime Cost
Aktualisiert am 15. Oktober 2026
Wareneinsatz ist bei den meisten Gastronomen gut im Blick. Personal dagegen läuft oft als „ist halt so“ mit. Dabei ist es in vielen Betrieben der größte einzelne Kostenblock. Ich merke das in meinem eigenen Lokal in Wien jeden Monat: Eine schlecht geplante Schicht kostet schneller Geld als ein teurer Lieferant. In diesem Artikel rechnen wir Personalkosten auf drei Ebenen durch: für den ganzen Betrieb, pro Gericht und als Prime Cost.
Was zählt zu den Personalkosten?
Personalkosten sind alle Aufwendungen, die durch Mitarbeitende entstehen. Dazu gehören:
- Bruttolöhne und -gehälter inklusive Zuschläge (Nacht, Sonn- und Feiertag, Überstunden)
- Lohnnebenkosten bzw. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und lohnabhängige Abgaben
- Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld (in Österreich 13. und 14. Gehalt laut Kollektivvertrag)
- Aushilfen und geringfügig Beschäftigte (in Deutschland Minijobber)
- Personalessen und Dienstkleidung, wenn du sie zuordnen willst
Wie hoch die Lohnnebenkosten genau sind, hängt von Land, Beschäftigungsart und Lohnhöhe ab. Die exakten Zahlen bekommst du aus deiner Lohnverrechnung (Lohnabrechnung) – nimm für die Kalkulation immer die tatsächlichen Gesamtkosten des Arbeitgebers, nicht den Bruttolohn.
Wie berechnest du die Personalkostenquote?
Die Personalkostenquote ist der Anteil der Personalkosten am Nettoumsatz.
Personalkostenquote (%) = Personalkosten ÷ Nettoumsatz × 100
Beispiel (Beispielzahlen für einen Monat):
Personalkosten gesamt: 19.800 € Nettoumsatz: 60.000 € Personalkostenquote: 19.800 € ÷ 60.000 € × 100 = 33,0 %
Wichtig: Nettoumsatz heißt ohne Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer. Wer mit dem Bruttoumsatz aus der Kassa rechnet, rechnet seine Quote schön.
Welche Personalkostenquote ist normal?
Als grober Richtwert wird für die Gastronomie oft eine Personalkostenquote von rund 30 bis 40 % vom Nettoumsatz genannt. Die Spanne ist breit, weil die Konzepte so unterschiedlich sind:
| Konzept | Tendenz Personalkostenquote | Warum |
|---|---|---|
| Imbiss, Streetfood, Selbstbedienung | eher niedriger | kein Tischservice, einfache Abläufe |
| Café, Bar | mittel | wenig Küche, aber lange Öffnungszeiten |
| Restaurant mit Tischservice | eher höher | Service und Küche, viel Handarbeit |
| Fine Dining | oft am höchsten | viele Köche pro Gast, aufwendige Teller |
Mehr als jeder Branchenwert zählt dein eigener Verlauf. Steigt deine Quote über Monate, obwohl der Umsatz stabil ist, stimmt etwas mit Dienstplan oder Preisen nicht.
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Wie rechnest du Personalkosten pro Portion?
Die Personalkostenquote sagt dir, wie es dem Betrieb insgesamt geht. Für die Preisgestaltung brauchst du aber eine andere Frage: Wie viel Arbeitszeit steckt in einem Gericht? Ein Schmorgericht, das stundenlang vorbereitet wird, kostet mehr Arbeit als ein Salat aus vorgeschnittenen Zutaten – und das sollte der Preis zeigen.
Schritt 1: Personalkosten-Stundensatz ermitteln
Stundensatz = Personalkosten Küche ÷ bezahlte Stunden Küche
Beispiel: Die Küche kostet 6.600 € im Monat (inkl. Lohnnebenkosten) bei 300 bezahlten Stunden. Das ergibt 22,00 € pro Stunde. Beispielwerte – rechne mit deinen eigenen.
Schritt 2: Arbeitszeit pro Portion messen
Miss die aktive Arbeitszeit, nicht die Garzeit. Während das Gulasch drei Stunden schmort, steht niemand daneben.
Personalkosten pro Portion = Stundensatz × Arbeitsminuten pro Portion ÷ 60
Beispiel: Gulasch vs. Burger
| Gulasch mit Knödel | Burger | |
|---|---|---|
| Vorbereitung | 90 Min. für 10 Portionen = 9 Min. | 4 Min. (Patties formen, Gemüse schneiden) |
| Anrichten / Zubereitung à la minute | 2 Min. | 2 Min. |
| Arbeitszeit pro Portion | 11 Min. | 6 Min. |
| Personalkosten (22 €/h) | 4,03 € | 2,20 € |
| Wareneinsatz | 4,60 € | 3,90 € |
| Prime Cost pro Portion | 8,63 € | 6,10 € |
| Kartenpreis brutto (AT, 10 % USt.) | 17,90 € | 13,90 € |
| Nettopreis | 16,27 € | 12,64 € |
| Prime Cost in % vom Nettopreis | 53,0 % | 48,3 % |
Der Wareneinsatz der beiden Gerichte liegt nur 0,70 € auseinander. Mit Arbeitszeit sind es 2,53 €. Wer nur nach Wareneinsatz kalkuliert, sieht diesen Unterschied nicht. Den Wareneinsatz des Gulaschs leiten wir in der Rezeptkalkulation her, den Preis in der Speisenkalkulation.
Was ist Prime Cost?
Prime Cost ist die Summe aus Wareneinsatz und Personalkosten. Weil diese beiden Posten die größten Kosten sind, die du direkt beeinflussen kannst, gilt Prime Cost als die wichtigste Steuerungsgröße im Gastrobetrieb.
Prime Cost (€) = Wareneinsatz + Personalkosten Prime-Cost-Quote (%) = Prime Cost ÷ Nettoumsatz × 100
Beispiel (gleicher Monat wie oben):
| Position | Betrag | in % vom Nettoumsatz |
|---|---|---|
| Nettoumsatz | 60.000 € | 100 % |
| Wareneinsatz | 18.000 € | 30,0 % |
| Personalkosten | 19.800 € | 33,0 % |
| Prime Cost | 37.800 € | 63,0 % |
| Bleibt für Miete, Energie, sonstige Kosten und Gewinn | 22.200 € | 37,0 % |
Als grober Richtwert wird für die Prime-Cost-Quote häufig ein Bereich um 55 bis 65 % genannt. Liegt sie deutlich darüber, bleibt für Miete, Energie und Gewinn wenig übrig.
Der Vorteil von Prime Cost: Sie zeigt Zusammenhänge. Wenn du auf Convenience-Produkte umstellst, steigt dein Wareneinsatz, aber deine Personalkosten sinken. Ob sich das rechnet, siehst du nur an der Summe. Wie du den Warenteil senkst, steht unter Wareneinsatz senken. Wie Prime Cost mit deinen Fixkosten und der Gewinnschwelle zusammenhängt, zeigt der Artikel zum Break-even in der Gastronomie.
Wie senkst du Personalkosten, ohne dass die Qualität leidet?
- Dienstplan nach Umsatz planen. Schau dir Umsätze pro Stunde und Wochentag an und plane danach – nicht nach Gewohnheit.
- Mise en place bündeln. Grundrezepte wie Fonds, Saucen oder Teige in größeren Mengen vorbereiten senkt die Arbeitszeit pro Portion.
- Karte verschlanken. Weniger Gerichte heißt weniger Vorbereitung und weniger Fehler.
- Arbeitsaufwendige Gerichte richtig bepreisen. Wenn ein Gericht viel Handarbeit braucht, muss das im Preis stehen. Welche Gerichte sich lohnen, zeigt Menu Engineering.
- Abläufe prüfen. Wege in der Küche, Bestellprozesse, Kassensystem – viele Minuten verschwinden in Kleinigkeiten.
Personalkosten in GastroCalculator
In GastroCalculator hinterlegst du Rollen mit Stundensätzen (z. B. Koch, Küchenhilfe) und ordnest jedem Gericht seine Arbeitszeit zu. Die App rechnet die Personalkosten pro Portion automatisch ein und zeigt sie als eigene Deckungsbeitragsstufe neben Wareneinsatz, Verpackung und Fixkostenanteil – von DB I bis DB IV. So siehst du bei jedem Gericht, was nach Ware und Arbeit wirklich übrig bleibt.
Für einen schnellen Check deines Warenanteils gibt es den kostenlosen Wareneinsatz-Rechner.
Häufige Fragen
Wie berechne ich die Personalkostenquote in der Gastronomie?
Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Nettoumsatz × 100. Zu den Personalkosten zählen Bruttolöhne, Lohnnebenkosten und Sonderzahlungen aller Mitarbeitenden im selben Zeitraum. Bei 19.800 € Personalkosten und 60.000 € Nettoumsatz liegt die Quote bei 33 %.
Wie hoch dürfen die Personalkosten in der Gastronomie sein?
Als grober Richtwert werden für die Personalkostenquote oft rund 30 bis 40 % vom Nettoumsatz genannt. Wo du liegst, hängt stark vom Konzept ab: Ein Imbiss mit Selbstbedienung braucht weniger Personal als ein Restaurant mit Tischservice. Wichtiger als ein Branchenwert ist deine eigene Entwicklung über die Monate.
Was ist Prime Cost?
Prime Cost ist die Summe aus Wareneinsatz und Personalkosten, meist als Prozent vom Nettoumsatz. Weil diese beiden Posten die größten steuerbaren Kosten eines Gastrobetriebs sind, ist Prime Cost eine der wichtigsten Kennzahlen überhaupt.
Wie rechne ich Personalkosten pro Portion?
Du ermittelst deinen Personalkosten-Stundensatz (Personalkosten ÷ bezahlte Stunden) und multiplizierst ihn mit der Arbeitszeit pro Portion in Stunden. Bei 22 € pro Stunde und 11 Minuten Arbeit sind das 22 € × 11 ÷ 60 = 4,03 €.
Zählt mein eigener Lohn zu den Personalkosten?
Wenn du selbst mitarbeitest, solltest du für die Kalkulation einen realistischen Lohn für deine Arbeitszeit ansetzen – auch wenn du ihn dir nicht als Gehalt auszahlst. Sonst wirken deine Kennzahlen besser, als sie sind, und dein Betrieb funktioniert nur, solange du gratis arbeitest.
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