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Software · 7 Min. Lesezeit

Gastronomie-Kalkulation mit Excel: so baust du die Tabelle richtig auf

Ich habe selbst jahrelang mit Excel kalkuliert, bevor ich GastroCalculator gebaut habe. Excel ist nicht das Problem. Das Problem sind Tabellen, in denen Preise in jedem Rezept einzeln eingetippt sind. In diesem Artikel zeige ich dir, wie eine Excel-Kalkulation aufgebaut sein sollte, welche Formeln du brauchst und woran du merkst, dass es Zeit für etwas anderes ist.

Excel oder Software: was passt zu dir?

Ehrliche Kurzfassung: Wer zehn Gerichte und stabile Preise hat, braucht keine Software. Wer 40 Gerichte, wöchentliche Lieferungen und ein Team hat, verliert mit Excel Zeit und Geld.

Wie baust du eine gute Kalkulation in Excel auf?

Eine saubere Excel-Kalkulation hat drei Blätter. Genau so ist auch unsere kostenlose Rezeptkalkulation-Excel-Vorlage aufgebaut.

Blatt 1: Zutaten

Jede Zutat steht genau einmal hier. Alle Rezepte holen sich den Preis von dort.

Spalte G ist der wichtigste Wert. Beispiel: Ein 5-kg-Sack Zwiebeln kostet 6,45 € netto, also 1,29 € pro kg. Bei 10 % Schälverlust zahlst du für ein Kilo geschälte Zwiebeln 1,29 ÷ 0,90 = 1,43 €.

Blatt 2: Rezept

Hier wählst du Zutaten aus und trägst Mengen ein. Der Preis kommt per Formel aus dem Zutatenblatt:

Einheitspreis (D11):  =WENNFEHLER(INDEX(Zutaten!$G$5:$G$64;VERGLEICH(A11;Zutaten!$A$5:$A$64;0));"")
Gesamtkosten:         =SUMMENPRODUKT(B11:B30;D11:D30)
Kosten je Portion:    =Gesamtkosten/Portionen
Nettopreis:           =Bruttopreis/(1+Steuersatz)
Wareneinsatzquote:    =Kosten_je_Portion/Nettopreis
Kalkulationsfaktor:   =Bruttopreis/Kosten_je_Portion
DB I:                 =Nettopreis-Kosten_je_Portion
Zielpreis brutto:     =Kosten_je_Portion/Zielquote*(1+Steuersatz)

INDEX/VERGLEICH ist robuster als SVERWEIS, weil es auch funktioniert, wenn du später Spalten einfügst. Wenn deine Excel-Version auf Englisch läuft, heißen die Funktionen SUMPRODUCT, INDEX/MATCH, IFERROR und IF, und statt Semikolon nimmst du Komma als Trennzeichen.

Tipp: Mit einer Datenüberprüfung (Daten › Datenüberprüfung › Liste) auf die Zutatenspalte bekommst du ein Dropdown. So gibt es keine Tippfehler, die den VERGLEICH ins Leere laufen lassen.

Blatt 3: Speisekarte

Eine Zeile pro Gericht mit Kosten je Portion, Bruttopreis, Steuersatz, Quote und DB I. Mit einer bedingten Formatierung (z. B. Quote über 35 % orange) siehst du sofort, welche Gerichte du dir anschauen solltest. Mehr zur Auswertung der ganzen Karte unter Menu Engineering.

Rechenbeispiel: Caesar Salad mit Huhn

So sieht ein Rezept in der Tabelle aus. Alle Preise sind Beispielwerte (netto, Preis je Einheit bereits nach Schwund).

Verkaufspreis 12,90 € brutto, Österreich, 10 % Umsatzsteuer auf Speisen (Stand: Oktober 2026):

Nettopreis         = 12,90 ÷ 1,10 = 11,73 €
Wareneinsatzquote  = 3,12 ÷ 11,73 = 26,6 %
Kalkulationsfaktor = 12,90 ÷ 3,12 = 4,1
DB I               = 11,73 − 3,12 = 8,61 €
Zielpreis bei 28 % = 3,12 ÷ 0,28 × 1,10 = 12,26 €

In Deutschland mit 7 % Mehrwertsteuer auf Speisen (Stand: Oktober 2026) sind es 12,90 ÷ 1,07 = 12,06 € netto und eine Quote von 3,12 ÷ 12,06 = 25,9 %. Details zu den Sätzen unter Mehrwertsteuer in der Gastronomie. Den einzelnen Teller kannst du jederzeit mit dem kostenlosen Wareneinsatz-Rechner gegenchecken.

Welche Fehler passieren in Excel-Kalkulationen am häufigsten?

1. Preise direkt im Rezept eintippen. Dann musst du bei jeder Preisänderung jedes Rezept suchen. Preise gehören nur ins Zutatenblatt.
2. Bruttopreise beim Einkauf. Die Vorsteuer bekommst du zurück, also rechnest du netto.
3. Schwund vergessen. Ohne Schwund sieht jede Quote besser aus, als sie ist.
4. Formeln überschreiben. Einmal schnell eine Zahl über eine Formel getippt, und die Zeile rechnet nie wieder. Schütze Formelzellen (Überprüfen › Blatt schützen).
5. Grundrezepte als Pauschale. "Sauce 0,20 €" stimmt nach der nächsten Butterpreiserhöhung nicht mehr. Besser: Grundrezept als eigenes Rezept kalkulieren und den Literpreis ins Zutatenblatt übernehmen – und daran denken, ihn nachzuziehen.
6. Mehrere Versionen der Datei. "Kalkulation_final_neu2.xlsx" kennt jeder. Eine Datei, ein Ort.

Wann lohnt sich der Umstieg auf eine App?

Grobe Richtwerte aus der Praxis, keine feste Regel:

• Deine Karte hat mehr als etwa 20–30 Gerichte oder wechselt oft.
• Du hast Grundrezepte, die in mehreren Gerichten stecken.
• Du bekommst mehrmals pro Woche Lieferungen mit wechselnden Preisen.
• Mehr als eine Person kalkuliert.
• Du verkaufst über Lieferplattformen und willst Gebühren und Verpackung pro Gericht sehen.
• Du hast die Tabelle seit Monaten nicht aktualisiert – das ehrlichste Signal von allen.

In GastroCalculator steckt dieselbe Logik wie in der Tabelle oben, nur ohne Formelpflege: Zutaten mit Schwund und Ausbeute, wiederverwendbare Grundrezepte, Rechnungsscan per Foto, Quote, Preisvorschläge und DB I bis DB IV. Wie du verschiedene Lösungen fair vergleichst, steht unter Kalkulationsprogramm für die Gastronomie, und wie die Kalkulation am Handy aussieht unter Gastro-App zur Kalkulation. Die Grundlagen zum Rezept selbst findest du unter Rezeptkalkulation.

Häufige Fragen

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