Start › Ratgeber › Kalkulationsprogramm

Software · 7 Min. Lesezeit

Kalkulationsprogramm für die Gastronomie: worauf es wirklich ankommt

Ich führe selbst ein Lokal in Wien und habe lange mit Tabellen kalkuliert. Irgendwann hatte ich drei Versionen derselben Datei, und keine war aktuell. Daraus ist GastroCalculator entstanden. In diesem Artikel bekommst du trotzdem keinen reinen Werbetext, sondern eine ehrliche Checkliste: Was muss eine gute Gastronomie-Software zur Kalkulation können, welche Fragen solltest du stellen – und wann brauchst du gar keine.

Was ist ein Kalkulationsprogramm für die Gastronomie?

Eine Kalkulationssoftware ist ein Programm oder eine App, in der du Zutaten mit Einkaufspreisen anlegst, daraus Rezepte und Gerichte baust und für jedes Gericht die Kosten pro Portion berechnest. Darauf aufbauend zeigt sie dir Kennzahlen wie die Wareneinsatzquote (auch Food Cost genannt), den Kalkulationsfaktor bzw. Rohaufschlag und den Deckungsbeitrag.

Die Grundrechnung ist immer dieselbe:

Wareneinsatz je Portion = Summe (Menge × Netto-Einkaufspreis ÷ Ausbeute) ÷ Portionen
Nettopreis = Brutto-Kartenpreis ÷ (1 + Steuersatz)
Wareneinsatzquote = Wareneinsatz je Portion ÷ Nettopreis
DB I = Nettopreis − Wareneinsatz je Portion

Was eine Software von einer Tabelle unterscheidet, ist nicht die Formel. Es ist die Frage, wie viel Handarbeit es kostet, die Zahlen aktuell zu halten.

Rechenbeispiel: Was die Software für dich ausrechnet

Nehmen wir ein Schnitzel-Gericht mit 2,80 € Wareneinsatz pro Portion. Es steht in Österreich um 15,90 € brutto auf der Karte (10 % Umsatzsteuer auf Speisen, Stand: Oktober 2026).

Jetzt erhöht dein Lieferant das Schweinefleisch um 15 %. In einer Tabelle suchst du alle Gerichte, in denen es steckt. In einer guten Software änderst du einen Preis, und alle Zahlen oben ziehen nach. Mehr zu den Kennzahlen findest du unter Food Cost berechnen und Deckungsbeitrag berechnen.

Was muss ein gutes Kalkulationsprogramm für die Gastronomie können?

Die folgende Checkliste kannst du für jede Lösung durchgehen, die du dir anschaust.

Welche Fragen solltest du vor dem Kauf stellen?

1. Wie kommen neue Einkaufspreise ins System? Händisch, per Import oder per Rechnungsscan? Das entscheidet, ob die Kalkulation in drei Monaten noch stimmt.
2. Rechnet die Software mit Schwund? Wenn nicht, ist jede Quote zu schön.
3. Kann ich ein Grundrezept in mehreren Gerichten verwenden? Und ändert sich alles mit, wenn ich das Grundrezept ändere?
4. Welche Kosten außer Ware kann ich abbilden? Verpackung, Lieferplattform, Arbeitszeit.
5. Wie lange ist die Mindestlaufzeit? Monatlich kündbar oder Jahresvertrag?
6. Kann ich es vorher testen – mit meinen eigenen Rezepten? Eine Demo mit Beispieldaten sagt wenig.
7. Wo liegen meine Daten und kann ich sie exportieren?

Wann reicht Excel – und wann ist ein Kassensystem die bessere Wahl?

Ehrlich gesagt: Nicht jeder Betrieb braucht eine eigene Kalkulationssoftware.

Excel reicht oft, wenn deine Karte klein ist (grob unter 15–20 Gerichte), du kaum Grundrezepte hast, die Preise selten wechseln und nur eine Person kalkuliert. Eine saubere Tabelle mit Zutatenliste und Formeln ist dann völlig in Ordnung. Wie du so eine Tabelle baust, steht unter Gastronomie-Kalkulation mit Excel, eine fertige Datei gibt es als kostenlose Rezeptkalkulation-Excel-Vorlage.

Eine Warenwirtschaft oder ein Kassensystem mit Lagerfunktion ist die bessere Wahl, wenn du vor allem Bestände, Bestellungen und Inventur über mehrere Lager steuern willst und Verkäufe automatisch vom Lager abgebucht werden sollen. Das sind Systeme für Lagerführung, nicht in erster Linie für die Preisfindung – und sie sind meist deutlich aufwendiger in der Einrichtung.

Eine schlanke Kalkulationssoftware passt, wenn du vor allem wissen willst, was ein Teller kostet, ob der Preis passt und was sich ändert, wenn der Lieferant teurer wird – ohne ein großes System einzuführen.

Wie deckt GastroCalculator diese Checkliste ab?

GastroCalculator ist eine Kalkulations-App für Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Lieferküchen und Catering in Österreich und Deutschland – als Web-App und iOS-App, auf Deutsch und Englisch.

• Zutaten mit Einkaufspreisen je kg, l oder Stück, inklusive Schwund und Ausbeute.
• Grundrezepte und vorbereitete Komponenten, die du in beliebig vielen Gerichten wiederverwendest.
• Rezept-, Speisen- und Getränkekalkulation, bei Getränken mit Ausschankmenge und Schankverlust.
• Weitere Kosten: Arbeitszeit bzw. Personalkosten, Verpackung, Liefer- und Plattformgebühren und ein geplanter Fixkostenanteil.
• Deckungsbeitrag-Stufen DB I bis DB IV und Preisvorschläge.
• Rechnungsscan: Lieferantenrechnung fotografieren, erkannte Positionen prüfen, Preise übernehmen.
• Mehrere Restaurants bzw. Standorte und Teammitglieder.
• Claude-Anbindung: Wer mit dem KI-Assistenten Claude arbeitet, kann seine Kalkulation auch per Chat abfragen und bearbeiten – Details unter Claude in der Gastronomie.

Was GastroCalculator bewusst nicht ist: eine Kassa bzw. Kasse oder eine Lagerverwaltung mit Bestellwesen. Wenn du genau das suchst, ist ein anderes System die bessere Wahl.

Preislich: 14 Tage kostenlos testen, danach 10 € netto pro Monat zzgl. USt., monatlich kündbar (Stand: Oktober 2026). Alle Details unter Preise. Wenn du lieber am Handy arbeitest, lies auch Gastro-App zur Kalkulation.

Bevor du dich für irgendetwas entscheidest, rechne ein Gericht mit dem kostenlosen Wareneinsatz-Rechner durch. Dann weißt du, welche Zahlen du von einer Software erwartest.

Gastronomie-App oder Gastro-Software im Browser?

Beides kann sinnvoll sein. Im Büro pflegst du Zutaten, Lieferantenpreise und die ganze Karte am großen Bildschirm. In der Küche prüfst du ein neues Rezept direkt am Handy und fotografierst die Lieferantenrechnung beim Wareneingang. GastroCalculator läuft deshalb im Browser und als iPhone-App mit demselben Konto. Auf Android nutzt du die Web-App.

Für eine einzelne Rechenfrage brauchst du kein Programm: Den Wareneinsatz-Rechner und den Deckungsbeitrags-Rechner kannst du kostenlos nutzen. Ein Kalkulationsprogramm lohnt sich, sobald sich Einkaufspreise laufend ändern oder Grundrezepte in vielen Gerichten stecken.

Häufige Fragen

14 Tage kostenlos testen mit Zahlungsmethode. Ohne Kündigung anschließend je nach Auswahl 10 € netto pro Monat oder 99 € netto pro Jahr, jeweils zuzüglich USt.