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Kalkulation · 6 Min. Lesezeit

Rezeptkalkulation Excel-Vorlage: kostenlos für die Gastronomie

Ich habe die Vorlage so gebaut, wie ich sie mir am Anfang für mein eigenes Lokal gewünscht hätte: eine Zutatenliste, auf die alle Rezepte zugreifen, keine Preise doppelt, keine Makros. Hier erkläre ich dir jeden Tab und wie du ihn ausfüllst.

Was ist in der Vorlage enthalten?

Eingabefelder sind hellgrün mit blauer Schrift. Weiße Zellen mit schwarzer Schrift enthalten Formeln. Grüne Schrift bedeutet: Der Wert kommt aus einem anderen Tab.

Tab "Zutaten": wie trägst du deine Einkaufspreise ein?

Jede Zutat steht genau einmal hier. Du trägst ein, wie du sie einkaufst:

• Zutat: möglichst eindeutig, z. B. "Kartoffeln festkochend" statt "Kartoffeln".
• Einheit: kg, l, Stück, Bund oder Portion (Dropdown).
• Gebinde-Menge: wie viel im Gebinde steckt, z. B. 25 für einen 25-kg-Sack.
• Gebinde-Preis netto: der Preis laut Lieferantenrechnung ohne Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer.
• Schwund %: was beim Putzen oder Schälen verloren geht.

Daraus rechnet die Vorlage:

Preis je Einheit = Gebinde-Preis netto ÷ Gebinde-Menge
Preis je Einheit nach Schwund = Preis je Einheit ÷ (1 − Schwund)

Beispiel aus der Vorlage: Ein 25-kg-Sack festkochende Kartoffeln bzw. Erdäpfel kostet 22,50 € netto. Das sind 0,90 € pro kg. Bei 15 % Schälverlust kostet dich ein Kilo geschälte Ware 0,90 ÷ 0,85 = 1,06 €.

Die 16 vorausgefüllten Zutaten sind Beispielpreise – bitte ersetzen. Sie zeigen nur das Format. Warum Schwund so viel ausmacht, erkläre ich ausführlich unter Rezeptkalkulation.

Tab "Rezept": wie kalkulierst du ein Gericht?

Oben trägst du die Eckdaten ein: Rezeptname, Portionen, Verkaufspreis brutto je Portion, Steuersatz (voreingestellt 10 %, Speisen in Österreich, Stand: Oktober 2026) und deine Ziel-Wareneinsatzquote.

Darunter wählst du in Spalte A die Zutat aus dem Dropdown und trägst in Spalte B die Menge ein, die ins Rezept kommt – geputzt, in der Einheit aus dem Zutaten-Tab. Weil der Einheitspreis den Schwund schon enthält, ist der Putzverlust automatisch mitbezahlt. Einheit und Einheitspreis holt sich die Vorlage per INDEX/VERGLEICH aus dem Zutaten-Tab.

Im Ergebnisblock stehen dann:

Kosten je Portion   = Gesamtkosten ÷ Portionen
Nettopreis          = Bruttopreis ÷ (1 + Steuersatz)
Wareneinsatzquote   = Kosten je Portion ÷ Nettopreis
Kalkulationsfaktor  = Bruttopreis ÷ Kosten je Portion
DB I je Portion     = Nettopreis − Kosten je Portion
Zielpreis brutto    = Kosten je Portion ÷ Ziel-Quote × (1 + Steuersatz)

Beispiel aus der Vorlage: Spaghetti Pomodoro für 10 Portionen

Nudelgerichte haben typischerweise eine niedrige Quote, deshalb liegt der Zielpreis hier weit unter dem Kartenpreis. Bei einem Steak sieht das ganz anders aus. Die Excel-Werte sind ungerundet berechnet, deshalb kann die letzte Nachkommastelle beim Nachrechnen mit gerundeten Zahlen leicht abweichen. Welche Quote für welches Konzept realistisch ist, findest du unter Wareneinsatz in der Gastronomie und Kalkulationsfaktor in der Gastronomie.

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Tab "Speisekarte": wie behältst du alle Gerichte im Blick?

Zeile 1 übernimmt automatisch das Gericht aus dem Rezept-Tab. Für weitere Gerichte trägst du Name, Kosten je Portion, Bruttopreis und Steuersatz ein. Die Vorlage rechnet Nettopreis, Wareneinsatzquote, Kalkulationsfaktor und DB I je Portion und zeigt unten den ungewichteten Durchschnitt.

Gerichte mit einer Wareneinsatzquote über 35 % werden orange markiert. Das heißt nicht automatisch, dass sie schlecht sind – ein Rumpsteak mit 38 % kann pro Teller mehr Euro bringen als ein Salat mit 25 %. Es heißt nur: anschauen. In den Beispieldaten trifft das auf das Rumpsteak zu (10,40 € Wareneinsatz, 29,90 € brutto, Quote 38,3 %, DB I 16,78 €). Wie du Quote und Deckungsbeitrag gemeinsam liest, steht unter Deckungsbeitrag berechnen.

Wo stößt die Vorlage an Grenzen?

Ehrlich: Die Vorlage ist für den Einstieg gedacht. Diese Dinge kann sie nicht oder nur mit Handarbeit:

• Grundrezepte in mehreren Gerichten. Du kannst eine Sauce als eigenes Rezept kalkulieren und ihren Literpreis als Zutat eintragen – musst ihn aber selbst nachziehen.
• Preisänderungen per Rechnung. Jeder neue Preis wird von Hand eingetippt.
• Personal-, Verpackungs- und Plattformkosten sowie DB II bis DB IV.
• Am Handy in der Küche arbeitet es sich mit Excel mühsam.

Wann sich der Wechsel auf eine Software lohnt, habe ich unter Gastronomie-Kalkulation mit Excel aufgeschrieben. Und wenn du nur schnell einen einzelnen Teller prüfen willst, nimm den kostenlosen Wareneinsatz-Rechner.

Häufige Fragen