Rechner · 5 Min. Lesezeit
Kaffee-Kalkulation in der Gastronomie: Was kostet eine Tasse wirklich?
Aktualisiert am 15. Oktober 2026
Bei uns im Lokal ist Kaffee ein Nebenprodukt, aber eines, das jeden Tag läuft. Gerade deshalb lohnt es sich, einmal sauber durchzurechnen. Alle Preise unten sind Beispielpreise, netto.
Wie kalkulierst du Kaffee?
Wareneinsatz = Kaffee (g × Preis/g) + Milch (ml × Preis/ml) + Beigaben (+ Becher und Deckel bei To-go) Kosten inkl. Arbeit = Wareneinsatz + Arbeitsminuten × Personalkosten je Minute Netto-Verkaufspreis = Kartenpreis ÷ (1 + Steuersatz)
Unsere Annahmen:
| Position | Annahme |
|---|---|
| Kaffeebohnen | 25,00 €/kg, 8 g pro einfachem Espresso = 0,20 € |
| Milch | 1,20 €/l |
| Zucker, Keks | pauschal 0,04 € |
| To-go-Becher mit Deckel | 0,18 € |
| Personalkosten | 18,00 € pro Stunde = 0,30 € pro Minute |
Aus einem Kilo Bohnen bekommst du bei 8 g rechnerisch 125 Shots. In der Praxis sind es weniger, weil beim Einstellen der Mühle und beim Reinigen etwas verloren geht. Diesen Schwund solltest du mitrechnen – in GastroCalculator geht das direkt bei der Zutat.
Beispiel: Espresso, Cappuccino und Latte
| Position | Espresso | Cappuccino | Latte |
|---|---|---|---|
| Kaffee (8 g) | 0,20 € | 0,20 € | 0,20 € |
| Milch | – | 150 ml = 0,18 € | 250 ml = 0,30 € |
| Zucker, Keks | 0,04 € | 0,04 € | 0,04 € |
| Wareneinsatz im Lokal | 0,24 € | 0,42 € | 0,54 € |
| + Becher und Deckel | 0,18 € | 0,18 € | 0,18 € |
| Wareneinsatz to go | 0,42 € | 0,60 € | 0,72 € |
| Arbeitszeit | 1,0 Min. = 0,30 € | 1,5 Min. = 0,45 € | 1,5 Min. = 0,45 € |
| Kosten im Lokal inkl. Arbeit | 0,54 € | 0,87 € | 0,99 € |
| Kosten to go inkl. Arbeit | 0,72 € | 1,05 € | 1,17 € |
Beim Espresso to go verdoppelt der Becher fast den Wareneinsatz. Das ist ein guter Grund, To-go-Preise nicht einfach gleich wie im Lokal anzusetzen oder Mehrwegbecher zu fördern.
Was bleibt bei welchem Kartenpreis übrig?
Rechnen wir mit Kartenpreisen von 2,80 € (Espresso), 4,20 € (Cappuccino) und 4,60 € (Latte) in Österreich mit 20 % Umsatzsteuer auf Kaffee (Stand: Oktober 2026):
| Espresso | Cappuccino | Latte | |
|---|---|---|---|
| Kartenpreis brutto | 2,80 € | 4,20 € | 4,60 € |
| Netto (÷ 1,20) | 2,33 € | 3,50 € | 3,83 € |
| Wareneinsatzquote im Lokal | 10,29 % | 12,00 % | 14,09 % |
| DB nach Ware (im Lokal) | 2,09 € | 3,08 € | 3,29 € |
| DB nach Ware und Arbeit (im Lokal) | 1,79 € | 2,63 € | 2,84 € |
| DB nach Ware und Arbeit (to go) | 1,61 € | 2,45 € | 2,66 € |
In Deutschland gelten für Getränke im Lokal 19 % Mehrwertsteuer. Bei denselben Kartenpreisen ergibt das netto 2,35 €, 3,53 € und 3,87 €. Ob ein Milchkaffee zum Mitnehmen in Deutschland mit 7 % besteuert werden kann (Milchmischgetränk mit mindestens 75 % Milchanteil), hängt vom Rezept ab – das klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Details zu den Steuersätzen findest du in Umsatzsteuer Gastronomie Österreich und Mehrwertsteuer Gastronomie.
Warum reicht die Wareneinsatzquote bei Kaffee nicht?
Eine Quote von 10 bis 14 % sieht traumhaft aus. Aber der Kaffee muss Maschine, Mühle, Wartung, Strom, Wasserfilter, Reinigung und anteilig Miete mittragen – und vor allem die Zeit an der Maschine. Deshalb ist bei Kaffee der Deckungsbeitrag nach Arbeit (DB II) die ehrlichere Zahl. Wie die DB-Stufen aufgebaut sind, erkläre ich in Deckungsbeitrag berechnen, mehr zu Personalkosten in Personalkosten Gastronomie.
Drei Tipps für die Kaffee-Kalkulation
- Dosis wiegen: 1 g mehr Kaffee pro Shot sind bei 25 €/kg 0,025 € – bei 200 Kaffees am Tag 5 € täglich.
- Hafer- und andere Pflanzendrinks extra kalkulieren: Sie sind meist teurer als Kuhmilch. Ein Aufpreis sollte die Differenz mindestens decken.
- To-go separat kalkulieren: Becher, Deckel, Manschette und eventuell Halter sind eigene Kosten.
Für andere Getränke hilft dir die Getränkekalkulation, für einzelne Positionen der kostenlose Wareneinsatz-Rechner.
Häufige Fragen
Was kostet eine Tasse Kaffee in der Herstellung?
Mit unseren Beispielpreisen kostet ein Espresso rund 0,24 € Wareneinsatz, ein Cappuccino 0,42 € und ein Latte 0,54 €. Mit einer Minute Arbeitszeit pro Espresso und 1,5 Minuten pro Milchgetränk kommen 0,30 € bzw. 0,45 € dazu.
Wie viel Kaffeebohnen braucht man für einen Espresso?
Für einen einfachen Espresso werden üblicherweise etwa 7 bis 9 g gemahlener Kaffee verwendet, für einen doppelten entsprechend rund das Doppelte. Aus einem Kilo Bohnen bekommst du bei 8 g also etwa 125 Shots, abzüglich Verlust beim Einstellen der Mühle.
Welche Steuer gilt auf Kaffee in der Gastronomie?
In Österreich unterliegen Kaffee und Tee, auch Cappuccino und Latte, laut WKO 20 % Umsatzsteuer. In Deutschland gelten für Getränke im Lokal 19 %. Bei Milchgetränken zum Mitnehmen kann in Deutschland unter Umständen 7 % gelten, das solltest du mit deiner Steuerberatung klären (Stand: Oktober 2026).
Warum ist die Wareneinsatzquote bei Kaffee so niedrig?
Weil Bohnen und Milch pro Tasse wenig kosten, der Großteil des Preises aber Arbeitszeit, Maschine, Strom, Reinigung und Miete abdecken muss. Eine niedrige Quote heißt deshalb nicht automatisch, dass Kaffee besonders profitabel ist.
Hinweis: Die Steuerangaben sind keine Steuerberatung. Bitte prüfe sie mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.
Jede Kaffeespezialität im Griff
In GastroCalculator legst du Bohnen und Milch als Zutaten an, rechnest Becher als Verpackung und Arbeitszeit als Personalkosten mit und siehst für jede Spezialität den Deckungsbeitrag bis DB IV. Teste GastroCalculator 14 Tage kostenlos. Danach 10 € netto im Monat oder 99 € netto im Jahr, monatlich kündbar.
14 Tage kostenlos testen mit Zahlungsmethode. Ohne Kündigung anschließend je nach Auswahl 10 € netto pro Monat oder 99 € netto pro Jahr, jeweils zuzüglich USt.
14 Tage kostenlos testenQuellen
- WKO Salzburg: Ermäßigte Umsatzsteuersätze (Aufgussgetränke 20 %, Milch und Milchmischgetränke 10 %): https://www.wko.at/sbg/steuern/ermaessigte-umsatzsteuer-saetze
- ZDH: Ermäßigter Umsatzsteuersatz für die Gastronomie ab 1.1.2026: https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/umsatzsteuer/ermaessigter-umsatzsteuersatz-fuer-die-gastronomie-ab-112026/